Een geschikte huurder vinden: waar moet je op letten?

01Stel vooraf vast wat een geschikte huurder is

Een geschikte huurder is niet simpelweg de eerste persoon die reageert of degene die het hoogste inkomen heeft.

Het gaat om een kandidaat die op basis van vooraf vastgestelde, relevante criteria in aanmerking komt voor de woning.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Voldoende financiële draagkracht.
• Een huishouden dat past bij de woning.
• De mogelijkheid om de huurverplichtingen na te komen.
• Een passende beoogde gebruikssituatie.
• Het kunnen aanleveren van relevante documenten.
• Het akkoord gaan met de redelijke en wettelijke huurvoorwaarden.

De selectie moet aansluiten op de woning en de verhuursituatie.

Maak onderscheid tussen wensen en selectiecriteria

Als verhuurder kun je bepaalde voorkeuren hebben, maar niet iedere persoonlijke voorkeur is een toegestaan selectiecriterium.

Een objectief selectiecriterium houdt verband met de verhuur van de woning en kan op een consistente manier worden toegepast.

Voorbeelden van relevante criteria zijn:

• De verhouding tussen inkomen en woonlasten.
• De omvang van het huishouden in relatie tot de woning.
• De beoogde ingangsdatum.
• De mogelijkheid om de gevraagde documenten te verstrekken.
• De geschiktheid van de woning voor het beoogde gebruik.

Persoonlijke kenmerken die geen verband houden met de huurgeschiktheid mogen niet worden gebruikt om kandidaten uit te sluiten.

Leg de criteria schriftelijk vast

Maak vooraf een overzicht van de criteria en bepaal hoe je deze beoordeelt.

Zo voorkom je dat tijdens het selectieproces steeds nieuwe eisen ontstaan of dat verschillende kandidaten op een andere manier worden behandeld.

02Zorg voor een transparante selectieprocedure

Een transparante selectieprocedure is een belangrijk onderdeel van goed verhuurderschap.

Wanneer je een woning openbaar aanbiedt, moet voor woningzoekenden duidelijk zijn hoe de selectie plaatsvindt en op basis waarvan een kandidaat wordt gekozen.

De Wet goed verhuurderschap verlangt onder meer dat verhuurders en verhuurbemiddelaars:

• Een heldere en transparante selectieprocedure hanteren.
• Objectieve selectiecriteria gebruiken.
• De selectiecriteria communiceren.
• De keuze voor de gekozen huurder aan afgewezen kandidaten motiveren.

De werkwijze moet schriftelijk zijn vastgelegd en openbaar toegankelijk zijn. Ook moet deze waar nodig worden aangepast en bekend zijn bij medewerkers die bij de verhuur betrokken zijn.

Wat moet je in de procedure opnemen?

Een praktische selectieprocedure beschrijft:

1. 1.Hoe kandidaten op de woning kunnen reageren.
2. 2.Welke informatie nodig is voor de eerste beoordeling.
3. 3.Welke selectiecriteria worden toegepast.
4. 4.Welke documenten eventueel worden opgevraagd.
5. 5.Hoe de financiële draagkracht wordt beoordeeld.
6. 6.Hoe je omgaat met meerdere geschikte kandidaten.
7. 7.Op welke manier de uiteindelijke keuze wordt gemaakt.
8. 8.Hoe afgewezen kandidaten worden geïnformeerd.

Maak de procedure vooraf bekend

Zorg dat woningzoekenden de selectieprocedure kunnen bekijken voordat zij hun gegevens aanleveren.

Je kunt bijvoorbeeld verwijzen naar de selectievoorwaarden in de verhuuradvertentie of naar een duidelijk toegankelijke pagina op je website.

Dit vergroot de transparantie en voorkomt onduidelijkheid over de manier waarop kandidaten worden beoordeeld.

03Beoordeel de financiële draagkracht van de kandidaat

Een belangrijk onderdeel van de huurderselectie is de beoordeling of de kandidaat de huurverplichtingen naar verwachting kan nakomen.

Daarbij speelt het inkomen een rol, maar het is verstandig om niet uitsluitend naar één inkomensbedrag te kijken.

Beoordeel de financiële situatie aan de hand van vooraf vastgestelde, objectieve criteria die passen bij de woning en de huurverplichtingen.

Welke inkomensgegevens zijn relevant?

Afhankelijk van de situatie kan het relevant zijn om inzicht te krijgen in:

• Het totale netto maandinkomen.
• De aard van het inkomen.
• De regelmaat waarmee het inkomen wordt ontvangen.
• De duur en bestendigheid van de inkomstenbron.
• Aanvullende inkomsten die aantoonbaar en relevant zijn.

Inkomsten kunnen afkomstig zijn uit bijvoorbeeld:

• Werk in loondienst.
• Zelfstandig ondernemerschap.
• Pensioen.
• Een uitkering.
• Andere aantoonbare inkomstenbronnen.

Beoordeel verschillende inkomensvormen zorgvuldig en hanteer geen onnodig beperkende standaard die geschikte kandidaten bij voorbaat uitsluit.

Gebruik geen willekeurige inkomenseis

Een veelgebruikte werkwijze in de verhuurmarkt is het hanteren van een inkomensnorm waarbij het inkomen wordt afgezet tegen de maandelijkse huurverplichting.

Er bestaat echter geen universele inkomensnorm die voor iedere woning en iedere kandidaat automatisch passend is.

Een vaste vermenigvuldigingsfactor kan in bepaalde situaties als uitgangspunt worden gebruikt, maar moet zorgvuldig worden onderbouwd en proportioneel worden toegepast.

Kijk daarom ook naar:

• De totale woonlasten.
• De samenstelling van het huishouden.
• De aard en bestendigheid van het inkomen.
• De eventuele aanwezigheid van meerdere inkomens.
• Andere aantoonbare financiële omstandigheden die relevant zijn voor de huurverplichtingen.

Leg vooraf vast hoe je deze beoordeling uitvoert en pas dezelfde methode toe op vergelijkbare kandidaten.

04Vraag relevante documenten op

Wanneer een kandidaat serieus in aanmerking komt voor de woning, kun je relevante documenten opvragen om de verstrekte informatie te controleren.

Het is verstandig om de documentcontrole in stappen uit te voeren. Vraag niet direct van iedere geïnteresseerde alle financiële en persoonlijke gegevens op.

Mogelijke documenten van een kandidaat in loondienst

Afhankelijk van de selectieprocedure kunnen relevant zijn:

• Een recente loonstrook.
• Een werkgeversverklaring.
• Een arbeidsovereenkomst, wanneer aanvullende verificatie noodzakelijk is.
• Aanvullende informatie over het inkomen, indien redelijkerwijs nodig.

Mogelijke documenten van een zelfstandig ondernemer

Bij een zelfstandig ondernemer kan de financiële beoordeling anders verlopen.

Denk aan:

• Een recente inkomensverklaring.
• Een overzicht van inkomsten.
• Een verklaring van een accountant of boekhouder.
• Andere passende financiële documenten.

Vraag alleen informatie die noodzakelijk is om de financiële draagkracht te beoordelen.

Mogelijke documenten bij pensioen of uitkering

Wanneer een kandidaat inkomen ontvangt uit pensioen of een uitkering, kunnen passende bewijsstukken worden gebruikt.

Het belangrijkste is dat de inkomstenbron en de financiële draagkracht op een betrouwbare manier kunnen worden beoordeeld.

Verhuurdersverklaring

Een verhuurdersverklaring kan aanvullende informatie geven over de huidige of eerdere huurrelatie.

Daarin kan bijvoorbeeld worden bevestigd:

• Of de huurbetalingen volgens de beschikbare administratie zijn verricht.
• Of er huurachterstanden bekend zijn.
• Of er relevante huurgeschillen zijn geweest.
• Of de huurder de woning volgens de beschikbare informatie heeft gebruikt.

Een verhuurdersverklaring is een aanvullend beoordelingsinstrument. Het ontbreken ervan betekent niet automatisch dat een kandidaat ongeschikt is.

05Controleer de samenstelling van het huishouden

De samenstelling van het huishouden kan relevant zijn bij de beoordeling of een woning geschikt is voor de beoogde bewoning.

Een kleine studio heeft bijvoorbeeld andere gebruiksmogelijkheden dan een ruime eengezinswoning.

Het is daarom verstandig om te vragen wie de woning daadwerkelijk gaat bewonen.

Denk aan:

• Het aantal volwassenen.
• Het aantal kinderen.
• De beoogde bewoningssituatie.
• De vraag of er sprake is van gezamenlijk wonen.
• De eventuele aanwezigheid van andere vaste bewoners.

Beoordeel de woninggeschiktheid objectief

De beoordeling moet aansluiten bij de kenmerken van de woning en de geldende regels.

Maak geen onderscheid op basis van ongeoorloofde persoonlijke kenmerken of aannames over een bepaald huishouden.

Het gaat om de feitelijke geschiktheid van de woning voor het beoogde gebruik en niet om persoonlijke voorkeuren van de verhuurder.

Controleer het toegestane gebruik

Wanneer er sprake is van kamerverhuur, gedeelde voorzieningen of andere bijzondere woonvormen, kunnen aanvullende regels gelden.

Controleer daarom of de beoogde bewoning past binnen:

• De bestemming van de woning.
• De gemeentelijke regels.
• Eventuele vergunningvoorwaarden.
• De VvE-regels, indien van toepassing.
• De afspraken in de huurovereenkomst.

06Let op privacy bij het beoordelen van kandidaat-huurders

Bij een verhuurprocedure verwerk je persoonsgegevens. Dat betekent dat je rekening moet houden met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Een verhuurder mag relevante informatie opvragen om een kandidaat te beoordelen, maar mag niet onbeperkt persoonlijke gegevens verzamelen.

Het uitgangspunt is dat je alleen gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor een duidelijk omschreven doel.

Welke informatie mag je vragen?

Afhankelijk van de fase van de selectieprocedure kunnen onder meer relevant zijn:

• Naam en contactgegevens.
• Huidig adres.
• Samenstelling van het huishouden.
• Totaal netto maandinkomen.
• Relevante inkomensbewijzen.
• Informatie over de huidige huur of een verhuurdersverklaring.

Vraag deze gegevens alleen wanneer ze noodzakelijk zijn voor de betreffende beoordelingsstap.

Welke informatie mag je niet zomaar vragen?

Informatie over bijzondere persoonsgegevens mag niet worden opgevraagd of gebruikt voor de selectie wanneer daarvoor geen wettelijke grondslag of uitzondering bestaat.

Denk aan:

• Etnische of culturele achtergrond.
• Religie of levensovertuiging.
• Politieke voorkeur.
• Seksuele gerichtheid.
• Lichamelijke of geestelijke gezondheid.

Ook andere persoonlijke gegevens die niet relevant zijn voor de verhuur horen geen onderdeel te zijn van de selectie.

Wees voorzichtig met kopieën van identiteitsbewijzen

Een verhuurder moet zorgvuldig omgaan met identiteitsgegevens.

Vraag niet standaard van iedere geïnteresseerde een volledige kopie van een identiteitsbewijs.

Wanneer identiteitscontrole noodzakelijk is, onderzoek dan of inzage of een minder ingrijpende verificatiemethode voldoende is. Als een kopie gerechtvaardigd is, moet je rekening houden met de geldende privacyregels en gegevens afschermen wanneer dat vereist is.

Verwerk in ieder geval niet onnodig het burgerservicenummer (BSN).

Stel een bewaartermijn vast

Bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Maak onderscheid tussen:

• Gegevens van geïnteresseerden die niet verder worden beoordeeld.
• Gegevens van kandidaten die daadwerkelijk aan de selectie deelnemen.
• Gegevens van de gekozen huurder.
• Documenten die onderdeel worden van de uiteindelijke huurovereenkomst en administratie.

Leg vast welke gegevens je bewaart, waarom je deze bewaart en wanneer ze worden verwijderd.

Een zorgvuldig privacybeleid is een vast onderdeel van een professionele verhuurprocedure.

07Voorkom woondiscriminatie

Iedere kandidaat moet op een eerlijke manier worden beoordeeld.

Bij het selecteren van huurders mag geen ongerechtvaardigd onderscheid worden gemaakt. Persoonlijke kenmerken die niet relevant zijn voor het huren van de woning mogen geen rol spelen bij de keuze.

Denk bijvoorbeeld aan onderscheid op basis van:

• Afkomst.
• Huidskleur.
• Nationaliteit, voor zover dit geen wettelijk gerechtvaardigd criterium betreft.
• Religie.
• Seksuele gerichtheid.
• Geslacht.
• Handicap.
• Gezondheid.
• Andere beschermde persoonlijke kenmerken.

Veelvoorkomende fouten

In de praktijk kunnen problemen ontstaan wanneer een verhuurder:

• Kandidaten afwijst op basis van een persoonlijke indruk zonder objectieve onderbouwing.
• Verschillende eisen stelt aan vergelijkbare kandidaten.
• Bepaalde groepen standaard uitsluit.
• Selectiecriteria pas tijdens het proces verandert.
• Een kandidaat anders behandelt vanwege persoonlijke kenmerken.
• Geen duidelijke uitleg kan geven over de uiteindelijke keuze.

Werk met vooraf vastgestelde criteria

Een goede selectieprocedure verkleint het risico op discriminatie.

Beoordeel iedere kandidaat volgens dezelfde werkwijze en leg relevante beslissingen vast.

Wanneer meerdere kandidaten geschikt zijn, gebruik je een vooraf bekendgemaakte en neutrale methode om de uiteindelijke keuze te maken.

08Beoordeel kandidaten op een consistente manier

Wanneer meerdere woningzoekers reageren, kan het lastig zijn om te bepalen wie het beste bij de woning past.

Een gestructureerde beoordeling helpt om kandidaten op een eerlijke manier met elkaar te vergelijken.

Gebruik een beoordelingsmatrix

Je kunt bijvoorbeeld een overzicht maken met de volgende onderdelen:

De matrix is bedoeld om relevante informatie overzichtelijk te beoordelen. Het is geen vrijbrief om persoonlijke voorkeuren of niet-relevante kenmerken mee te wegen.

Gebruik dezelfde beoordelingsmethode

Het is belangrijk dat iedere kandidaat volgens dezelfde procedure wordt beoordeeld.

Wanneer je voor de ene kandidaat aanvullende documenten verlangt, moet je kunnen uitleggen waarom dat binnen de vooraf vastgestelde procedure noodzakelijk is.

Voorkom dat kandidaten op basis van een persoonlijke voorkeur een andere behandeling krijgen.

Leg de beoordeling vast

Een beknopt dossier met de relevante beoordelingspunten helpt om achteraf inzichtelijk te maken hoe de keuze tot stand is gekomen.

Leg geen onnodige persoonlijke details vast. Noteer alleen informatie die relevant is voor de selectie en de onderbouwing van de beslissing.

09Organiseer bezichtigingen zorgvuldig

Een bezichtiging geeft de kandidaat de mogelijkheid om de woning te beoordelen en vragen te stellen.

Voor de verhuurder is het tegelijkertijd een gelegenheid om meer inzicht te krijgen in de praktische wensen en de beoogde bewoningssituatie.

Bereid de bezichtiging voor

Zorg dat:

• De woning schoon en toegankelijk is.
• De belangrijkste woninginformatie beschikbaar is.
• De huurvoorwaarden duidelijk zijn.
• De beschikbaarheid bekend is.
• De kandidaat voldoende gelegenheid krijgt om vragen te stellen.

Stel relevante vragen

Tijdens een bezichtiging kun je vragen stellen die rechtstreeks verband houden met de verhuur.

Denk aan:

• Wanneer wil je de woning betrekken?
• Met hoeveel personen wil je de woning bewonen?
• Heb je de huurvoorwaarden kunnen bekijken?
• Heb je vragen over de voorzieningen?
• Is de beoogde verhuurvorm duidelijk?

Vermijd vragen over persoonlijke omstandigheden die niet relevant zijn voor de verhuur.

Behandel kandidaten gelijkwaardig

Geef kandidaten dezelfde relevante informatie en dezelfde gelegenheid om de woning te bekijken.

Zo voorkom je dat de ene kandidaat een informatievoorsprong heeft die niet past binnen de aangekondigde selectieprocedure.

10Wees voorzichtig met garanties en zekerheden

Een kandidaat kan financieel aantrekkelijk lijken, maar dat betekent niet dat je alle risico's van verhuur kunt uitsluiten.

Ook een kandidaat met een stabiel inkomen kan later te maken krijgen met veranderende omstandigheden.

Daarom is het verstandig om te werken met een combinatie van:

• Inkomenscontrole.
• Controle van relevante documenten.
• Een duidelijke huurovereenkomst.
• Een correcte waarborgsom.
• Een goede opnamestaat.
• Een heldere onderhouds- en communicatieprocedure.

Waarborgsom

De waarborgsom kan een vorm van financiële zekerheid bieden bij bepaalde verplichtingen uit de huurovereenkomst.

De hoogte en de voorwaarden voor het in rekening brengen en terugbetalen van de waarborgsom zijn wettelijk geregeld.

Gebruik de waarborgsom niet als vervanging voor een zorgvuldige selectieprocedure.

Garantstelling

In bepaalde verhuursituaties kan een garantsteller worden voorgesteld.

Wanneer je een garantstelling overweegt, leg dan vooraf vast:

• Wanneer een garantsteller wordt geaccepteerd.
• Welke financiële gegevens nodig zijn.
• Welke verplichtingen de garantsteller aangaat.
• Hoe de garantstelling juridisch wordt vastgelegd.

Een garantstelling moet zorgvuldig worden beoordeeld en mag niet willekeurig bij de ene kandidaat wel en bij de andere kandidaat niet worden toegestaan.

11Kies een huurder op basis van een uitlegbare beslissing

Wanneer alle kandidaten zijn beoordeeld, volgt de uiteindelijke keuze.

Deze keuze moet voortkomen uit de vooraf vastgestelde selectiecriteria en de informatie die op een rechtmatige manier is verzameld.

Het is niet noodzakelijk dat de kandidaat met het hoogste inkomen automatisch wordt gekozen.

Een andere kandidaat kan bijvoorbeeld beter aansluiten op de woning, de beschikbaarheid of de vooraf bekendgemaakte selectievoorwaarden.

Wat als meerdere kandidaten geschikt zijn?

Wanneer meerdere kandidaten aan de selectiecriteria voldoen, moet je terugvallen op de vooraf vastgestelde methode.

Mogelijke neutrale methoden zijn:

• Volgorde van volledige aanmelding.
• Een vooraf bekendgemaakt woonruimteverdeelsysteem.
• Een andere objectieve en vooraf gecommuniceerde methode.

Zorg dat de gekozen methode daadwerkelijk wordt toegepast.

Leg de uiteindelijke keuze vast

Noteer:

• Welke selectiecriteria zijn toegepast.
• Welke kandidaten aan de voorwaarden voldeden.
• Welke methode is gebruikt om de keuze te maken.
• Waarom de gekozen kandidaat volgens die methode is geselecteerd.

Zo kun je de beslissing op een zakelijke en controleerbare manier onderbouwen.

12Informeer afgewezen kandidaten zorgvuldig

Een belangrijk onderdeel van een professionele verhuurprocedure is de communicatie met kandidaten die de woning niet krijgen.

De Wet goed verhuurderschap verlangt dat afgewezen kandidaat-huurders worden geïnformeerd over de reden waarom voor een andere kandidaat is gekozen.

Geef een duidelijke en zakelijke toelichting

Een afwijzing hoeft geen uitgebreide beoordeling van iemands persoonlijke situatie te bevatten.

Het is voldoende om de keuze op een begrijpelijke manier te motiveren aan de hand van de toegepaste selectieprocedure.

Bijvoorbeeld:

• Een andere kandidaat voldeed aan de vooraf bekendgemaakte criteria.
• De woning is toegewezen op basis van de volgorde van volledige aanmelding.
• Een vooraf aangekondigd selectiecriterium heeft de doorslag gegeven.

Communiceer tijdig

Laat kandidaten niet onnodig lang wachten op een beslissing.

Geef ook aan wanneer de woning niet meer beschikbaar is en bedank kandidaten voor hun belangstelling.

Een professionele afwijzing draagt bij aan vertrouwen in de verhuurprocedure en de reputatie van de verhuurder.

13Controleer de gegevens voordat je de huurovereenkomst opstelt

Wanneer een kandidaat is geselecteerd, is het belangrijk om de laatste gegevens zorgvuldig te controleren voordat de huurovereenkomst wordt opgesteld.

Controleer onder meer:

• De volledige naam van de contractuele huurder.
• De contactgegevens.
• De beoogde ingangsdatum.
• De samenstelling van het huishouden.
• De overeengekomen huurprijs.
• De servicekosten.
• De afspraken over de waarborgsom.
• De duur en het type huurovereenkomst.
• De overige relevante verhuurvoorwaarden.

Zorg dat de overeenkomst aansluit op de informatie die tijdens de selectie is verstrekt.

Voorkom onduidelijke afspraken

Leg belangrijke afspraken schriftelijk vast.

Denk aan:

• Het gebruik van de woning.
• De betalingsverplichtingen.
• De onderhoudsverdeling.
• De aanwezigheid van inventaris.
• De afspraken over gemeenschappelijke voorzieningen.
• De contactprocedure bij onderhoud en storingen.

Meer informatie over het controleren van contractuele afspraken lees je in artikel 51 van HoReSa Insights: Een huurcontract controleren: welke afspraken zijn belangrijk?

14Houd het selectieproces professioneel en controleerbaar

Een goede huurderselectie eindigt niet bij het aanwijzen van een kandidaat.

Ook de administratieve afhandeling verdient aandacht.

Zorg voor een compleet en overzichtelijk selectiedossier.

Wat hoort in het selectiedossier?

Afhankelijk van de situatie kun je de volgende onderdelen vastleggen:

• De gepubliceerde verhuuradvertentie.
• De selectieprocedure.
• De vooraf bekendgemaakte criteria.
• De ontvangen reacties.
• De relevante beoordelingsgegevens.
• De uitkomst van de selectie.
• De motivering van de keuze.
• De communicatie met kandidaten.
• De uiteindelijke huurovereenkomst.

Beperk toegang tot persoonsgegevens

Niet iedere medewerker of betrokken partij hoeft toegang te hebben tot alle documenten.

Beperk de toegang tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Maak duidelijke afspraken over:

• Wie gegevens mag inzien.
• Welke gegevens mogen worden gedeeld.
• Waar documenten worden opgeslagen.
• Hoe lang gegevens worden bewaard.
• Wanneer gegevens worden verwijderd.

Een professioneel verhuurproces combineert een zorgvuldige selectie met een verantwoorde omgang met persoonsgegevens.

Praktische checklist: een geschikte huurder vinden

Gebruik deze checklist om de huurderselectie zorgvuldig en professioneel uit te voeren.

1. Selectieprocedure

2. Kandidaatbeoordeling

3. Privacy en documentatie

4. Besluitvorming

5. Afronding

Conclusie

Een geschikte huurder vinden vraagt om een zorgvuldige en professionele selectieprocedure. Het gaat niet alleen om de financiële draagkracht van een kandidaat, maar ook om de geschiktheid van de woning, de beoogde bewoning en het nakomen van de huurverplichtingen.

Een verhuurder doet er verstandig aan om vooraf objectieve selectiecriteria vast te stellen, de procedure openbaar te maken en iedere kandidaat op dezelfde manier te beoordelen. Relevante documenten kunnen helpen om de financiële situatie te controleren, maar het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens moet altijd zorgvuldig en proportioneel gebeuren.

Ook de uiteindelijke keuze moet uitlegbaar zijn. Wanneer meerdere kandidaten geschikt zijn, gebruik je een vooraf vastgestelde neutrale selectiemethode. Afgewezen kandidaten moeten bovendien op een duidelijke manier worden geïnformeerd over de reden waarom voor een andere kandidaat is gekozen.

Een transparante werkwijze helpt niet alleen om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, maar draagt ook bij aan vertrouwen tussen verhuurder en huurder.

HoReSa.nl brengt woningzoekers, particuliere eigenaren en professionele verhuurders samen op één vastgoedplatform. Met een objectieve selectieprocedure en een zorgvuldige beoordeling leg je een solide basis voor een goede verhuurrelatie.